Actividades: crear nuevo registro
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva actividad.
Última actualización
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva actividad.
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Para registrar una nueva actividad, presiona el botón de "Nuevo registro".
Tras dar click, aparecerá una ventana que preguntará "¿Está seguro de que desea crear un nuevo registro?". Haz click en el botón "Aceptar".
Al hacer click en "Aceptar" se creará un nuevo registro.
Ahora que tienes un registro abierto, hay que llenarlo.
En el encabezado del registro encontraremos los datos más importantes de la actividad. Cuando tu nuevo registro esté creado, verás lo siguiente en el encabezado:
El ID es el número de identificación del cliente o proveedor asociado a la actividad. Haz click en el menú desplegable del campo para mostrar la lista de clientes y proveedores registrados y elige uno, o escribe el nombre y/o ID de la empresa.
Esta es la fecha de creación de la actividad. Esta no es la fecha en la que se llevará a cabo la actividad, solo es cuando se crea el registro de la misma. Se llena de manera automática, pero puede ser editada haciendo click en el campo. Esto desplegará un calendario que te permitirá escoger la fecha que desees.
Este es el status actual de la actividad. Se define como "Pendiente" por defecto.
Este es el número de registro de la actividad dentro del sistema. Este campo es informativo y no es editable.
Aquí deberás escrbir el resúmen de la actividad. Una sola frase que diga de que trata la actividad.
Esta es la barra de avance de la actividad. Refleja en porcentaje el progreso de la actividad.
En este campo deberás escoger la dirección. Este campo se llena automáticamente con la dirección predeterminada del cliente/proveedor, pero se puede cambiar a cualquier otra dirección registrada del cliente/proveedor haciendo click en el menú desplegable del campo y escogiendo alguna de las opciones.
Aquí deberás escoger el contacto con quien se llevará a cabo la actividad. Este campo se llena automáticamente con el contacto preferente del cliente/proveedor previamente elegido, pero se puede cambiar a cualquier otro contacto registrado a la dirección elegida del cliente/proveedor. Haz click en el menú desplegable del campo y elige una de las opciones presentes.
Elige aquí el vendedor que llevará a cabo la actividad. Se eligirá automáticamente el vendedor preferente del cliente/proveedor elegido, pero se puede cambiar a cualquier otro vendedor. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguno de los vendedores en la lista.
En este campo deberás escoger el tipo de actividad que se va a llevar a cabo. Haz click en el menú desplegable del campo y elige el tipo de actividad correspondiente.
Aquí deberás elegir la duración aproximada de la actividad. El rango de tiempo va desde nada (solo tarea) hasta todo el día. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguna de las duraciones de la lista. Tambien se puede escribir la duración de forma manual. Escribe la hora en formato de 24 horas o militar (13:00, 16:30, 14:00, etc.) para asegurar que se registre de manera correcta.
En este campo definirás la fecha en la que se llevará a cabo la actividad. Hacer click en el campo desplegará un calendario que te permitirá escoger la fecha que desees.
Aquí definirás la hora a la que iniciará la actividad. Escribe la hora de inicio en formato de 24 horas o militar (13:00, 16:30, 14:00, etc.) para asegurar que se registre de manera correcta.
El módulo de Actividades cuenta con dos pestañas, y ambas cuentan con información editable. Estas son esas pestañas:
La pestaña de Tareas & Relaciones se divide en dos secciones. La lista de tareas, y las relaciones.
Estas son las partes de la lista de tareas:
Esta es el listado de las tareas. Es en este listado donde aparecerán todas las tareas asociadas a la actividad, así como todos los detalles de las mismas.
Aquí se mostrará el estado actual de la tarea. Recuerda que es el status de las tareas lo que define el progreso de la actividad.
Este campo te permite buscar y filtrar entre las tareas que aparecen en el llistado. Escribe lo que estés buscando y presiona "Enter" para que el filtro se aplique.
Este botón te permite añadir una nueva tarea, y solo está disponible cuando el candado se encuentra abierto. Al hacer click en el botón, aparecerá la siguiente ventana:
Aquí deberás escribir el nombre de la tarea. Procura que sea breve y conciso.
Este es el status de la tarea. El status de las tareas afecta directamente el status de la actividad, así que asegúrate de mantener los status de las tareas actualizados.
El día de entrega es la fecha en la que la tarea debería ser completada. Haz click en el campo para desplegar un calendario en el cual podrás elegir la fecha.
La hora de entrega es la hora en la cual la tarea debería ser completada. Haz click en el campo y escribe la hora. Procura escribir la hora en formato de 24 horas (13:30, 14:00, 15:00 etc.) para asegurar que se registre de manera correcta.
En este campo deberás seleccionar el equipo al que corresponde completar la tarea. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguno de los equipos mostrados. Los equipos que aparecen en el listado pueden ser editados en las configuraciones del sistema.
Aquí eleigirás el usuario a quien se le asignará la tarea. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguno de los usuarios listados.
En este campo podrás elegir el tipo de tarea. Puede ser una tarea de Administración, Ventas, Producción, o Cambio.
Aquí podrás definir el tiempo que le va a ser dedicado a la tarea. Puede ser cualquier cantidad de tiempo desde 00:00:00 hasta 24 horas.
En este campo podrás subir un archivo referente a la tarea.
En caso de existir, en estos campos aparecerá la información de la orden de trabajo y partida relacionada a la tarea. Aparecerá la ID, descripción y nombre del proyecto.
Aquí aparecerá la ID y el nombre de la actividad asociada a la tarea.
En estos campos aparecerá la información (ID y nombre) tanto de la empresa solicitante y de su respectivo contacto.
Aquí podrás escribir comentarios varios sobre la tarea.
Esas son las partes de la Lista de Tareas. Las siguientes son las partes del resto de la pestaña:
Aquí se mostrará a quién fue asiganada la Actividad. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguna de las opciones mostradas.
En caso de estar relacionada, aquí aparecerán el ID y nombre de la oportunidad de venta a la que esté relacionada la actividad.
En caso de estar relacionada, aquí aparecerán el ID y nombre de la orden de trabajo a la que esté relacionada la actividad.
En este campo podrás escribir la minuta de toda la actividad.
El botón de eliminar sirve para borrar todos los archivos que se hayan subido previamente.
El botón de exportar permite guardar en la computadora los archivos que estén en el campo.
En este campo se coloca una minuta de la actividad, así como detalles y descripciones.
Considera que el tamaño del archivo debe ser menor a 10 MB, de lo contrario se verá afectado el rendimiento del sistema.
Con toda esta información completada, has creado una nueva actividad.
No olvides cerrar el candado al terminar de capturar los datos.
