Cotizaciones: cómo crear un nuevo registro
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva cotización.
Última actualización
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva cotización.
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Para registrar una nueva cotización, presiona el botón de "Nuevo registro".
Tras dar click, aparecerá una ventana que preguntará "¿Está seguro de que desea crear un nuevo registro?". Haz click en el botón "Aceptar".
Al hacer click en "Aceptar" se creará un nuevo registro.
Ahora que tiene un registro abierto, hay que llenarlo.
En el encabezado del registro encontraremos los datos más importantes sobre la cotización. Cuando tu nuevo registro esté creado, verás lo siguiente en el encabezado:
El ID es el número de identificación del cliente o empresa asociada a la cotización. Haz click en el menú desplegable del campo para mostrar la lista de clientesregistrados y elige uno, o escribe el nombre y/o ID de la empresa. También puedes añadir una empresa haciendo click en el menú desplegable del campo y haciendo click en el botón Añadir.
Esta es la fecha de creación de la cotización. Se llena de manera automática, pero puede ser editada haciendo click en el campo. Esto desplegará un calendario que te permitirá escoger la fecha que desees.
Este es el status actual de la cotización. Se define como "Abierta" por defecto, y se va actualizando con base en los status de las partidas en la cotización.
Este es el número de registro de la cotización dentro del sistema. Este campo es informativo y no es editable.
En estos campos se muestra el número de ID y el nombre del proyecto de la cotización. Es esta información la que aparecerá en el resto del sistema al referir a esta cotización.
Si la cotización en la que te encuentras fue creada desde una oportunidad de venta, en este campo se mostrará el status actual de dicha oportunidad. De lo contrario este campo aparecerá vacío.
Estos botones te permiten cambiar la visibilidad de la cotización. Puedes establecerla como Visible o como Privada.
En este campo aparecerá la dirección del cliente asociada a la cotización. Este campo se llena automáticamente con la dirección predeterminada del cliente que se haya elegido, mas se puede cambiar haciendo click en el menú desplegable del campo y eligiendo alguna de las otras direcciones del cliente.
Este es el contacto del cliente con quien se negocia la cotización. Este campo se llena automáticamente una vez se escoge una dirección, y se llena con el contacto predeterminado de dicha dirección, mas se puede cambiar haciendo click en el menú desplegable del campo y eligiendo alguna de los otros contactos de esa dirección.
Este es el vendedor encargado de negociar la cotización. Este campo se llena automaticamente con el vendedor predeterminado del cliente, pero se puede cambiar haciendo click en el menú desplegable del campo y eligiendo alguna de los otros vendedores.
En este campo se establece el tipo de entrega del producto/servicio que se esta cotizando. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguna de las opciones disponibles. Puedes editar las opciones de entrega que aparecen en las configuraciones del sistema.
Marca.
Esta es la moneda y el tipo de cambio que se usarán en la cotización. Haz click en la flecha gris para desplegar el menú de monedas disponibles (las monedas que estén en la lista se definen en las configuraciones).
El módulo de Cotizaciones cuenta con ocho pestañas, pero solo tres de las mismas presentan información editable. Estas son esas pestañas:
El código son los caracteres que identifican al material asociado a la partida.
Esta es una breve descripción de la partida, y/o el proyecto a la que está asociada.
Aquí se mostrará la cantidad del material que se está comprando.
El precio unitario es el valor unitario a cobrar por cada ítem de la partida.
En caso de existir un descuento, aquí se mostrará el porcentaje del mismo.
El total es el resultado del costo unitario multiplicado por la cantidad.
Aquí se mostrará el status actual de la partida.
Aquí puedes activar o desactivar los impuestos aplicables a la cotizción y sus partidas. En caso de estar activados, aparecerá el porcentaje del impuesto, y abajo el total del impuesto sobre el subtotal de la cotización. Para cambiar los nombres de los impuestos y porcentajes que se usan, ve a las configuraciones del sistema.
Estos botones te permitirán elegir si quieres que la información de sub total, descuento, total de impuestos, y total general aparezan en la cotización impresa o no.
En esta pequeña tabla se pueden ver los siguientes valores:
El subtotal, siendo este la suma de los costos totales de las partidas en la ODC.
En caso de haberlo, aquí se mostrará el descuento que haya. Este se muestra como un número negativo. El descuento se aplica sobre el valor del subtotal, no sobre el total general.
Aquí se muestra la suma de los totales de los impuestos que esten activados.
Por último, el total general es la suma de todos los valores anteriores.
Este es el botón de "Añadir" y solo está accesible cuando el candado esta abierto. Si quieres añadir una nueva partida, haz click en el botón. Aparecerá la pestaña de partida para capturar los datos de la misma.
Para saber como crear una nueva partida, haz click aquí.
El texto del encabezado será aquel que aparezca al inicio de la versión impresa de la cotización.
En este campo aparecerá el tiempo que se tardó en entregar el producto/servicio de la cotización.
Aquí se mostrarán las condiciones de pago para la cotización, en específico los días de crédito.
Puedes escribir en este campo comentarios varios sobre la cotización.
En este campo se muestran los días de vigencia que tiene la cotización. Se definen por defecto 15 días, pero puedes cambiarlos escribiendo el número de días de vigencia en el campo.
Aquí se muestra la fecha de vencimiento de la cotización. Esta se calcula automáticamente con base en la fecha presente y los días de vencimiento. Este campo es informativo y no es directamente editable.
En caso de estar aprobada, en este campo se mostrará el nombre del usuario que aprobó la cotización. De lo contrario este campo se mostrará vacío.
En caso de estar aprobada, en este campo se mostrará el fecha de aporbación de la cotización. De lo contrario este campo se mostrará vacío.
En esta pestaña puedes escribir comentarios de uso interno sobre la cotización. Los comentarios aquí escritos no aparecen en la versión impresa de la cotización.
Con toda esta información completada, has registrado una nueva compra.
No olvides cerrar el candado al terminar de capturar datos.
