Proveedores: cómo crear un nuevo registro
Una guía paso a paso sobre como registrar un nuevo proveedor.
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Para registrar un nuevo proveedor, presione el botón de "Nuevo registro".
Tras dar click, aparecerá una ventana que preguntará "¿Está seguro de que desea crear un nuevo registro?". Haga click en el botón "Aceptar".
Al hacer click en "Aceptar" se creará un nuevo registro en el módulo de Proveedores.
Ahora que tienes un registro abierto, hay que llenarlo.
En el encabezado del registro encontraremos los datos más importantes sobre el proveedor. Cuando tu nuevo registro esté creado, verás lo siguiente en el encabezado:
En este campo es donde debes escribir la razón social de tu proveedor. Asegúrate de escribirlo sin errores ni faltas de ortografía, ya que este será el nombre que saldrá en todos los reportes que esten asociados a este proveedor.
Aquí deberás escribir el RFC de tu proveedor.
Este es el campo de status, y te muestra el estado actual de tu proveedor, con base en una serie de factores. Este es un campo informativo y no puede ser editado por si solo.
Aquí deberás escribir el nombre común o comercial de tu proveedor. Este nombre aparecerá entre paréntesis al lado de la razón social, facilitando encontrar registros asociados al proveedor.
En este campo ingresa el crédito disponible que te asignó tu proveedor. Si tienes crédito ilimitado, puedes establecerlo dando click al botón de infinito arriba del campo.
6. Aquí deberás escribir el tipo de proveedor, por ejemplo: materias primas, tintas, servicios, instaladores, etc.
7. Aquí es donde se muestra el saldo pendiente con tu proveedor. Este campo se actualiza de forma automática basándose en facturas de compras vencidas y por vencer, así como el límite de crédito del proveedor. Este campo es informativo y no es editable por si solo.
8. Esta es la lista de compradores asignados, donde debes asignar los compradores de tu empresa que estén asignados al proveedor. Haz click en el menú desplegable verde con el signo "+" para añadir cualquier comprador en el sistema.
9. Esta área es la de direcciones y teléfonos. Aquí se mostrarán los domicilios de tu proveedor, así como información general, como sitio web, correo electrónico, y número de teléfono. Haz click en el botón verde con el signo "+" sobre el campo para añadir una dirección.
Al hacer click en el botón, se abrirá una ventana en donde tendrá que escribir los datos para registrar la nueva dirección.
Una vez llenados los campos en la ventana, de click en el botón de aceptar para registrar la nueva dirección.
El módulo de Proveedores cuenta con diez pestañas, pero solo cinco de las mismas presentan información editable. Estas son esas pestañas:
Los contactos en esta pestaña están organizados por direcciones. Dependiendo de la dirección que se esté mostrando, los contactos que se muestren serán distintos.
El saludo es el prefijo que viene a la hora de dirigirse a la persona. Lic., Sra., Sr., Ing., etc.
Este es el nombre completo de la persona.
El cargo hace referencia a la función que desempeña, o puesto que tiene el contacto.
El teléfono directo es el número de teléfono de línea fija del contacto.
El teléfono celular es el número de teléfono móvil de la persona.
Esta es la dirección de correo electrónico de la persona.
En este campo de buscar puedes filtrar los contactos que te aparecen en el listado. Para buscar un contacto, escribe lo que quieras buscar en el campo, y presiona "Enter".
Este botón es el de Añadir y solo está disponible cuando el registro está abierto. Si haces click en el botón, se abrirá una ventana para registrar los datos de un nuevo contacto.
En esta ventana, escribe los datos de el contacto, y haz click en aceptar. Una vez hecho esto, el contacto estará creado.
Días de crédito: Esta es la vigencia en días que te otorga a el proveedor para hacer el pago correspondiente. Llena este campo escribiendo de forma manual la cantidad de días, o eligiendo alguna opción del menú desplegable del campo.
Nº de cuenta de envíos: Número de servicio de paquetería que usa el proveedor. En caso de que el proveedor use una empresa de envíos, aquí deberá escribir el número de cuenta de paquetería del proveedor.
Condiciones de pago: Estos son los términos negociados con el proveedor para el pago. Este campo se llena de manera automática cuando estableces días de crédito, sin embargo, puedes modificarlo de manera manual.
Empresa de envíos: Compañía de paquetería que usa el proveedor. En caso de que este use empresa de envíos, escriba de manera manual la empresa que usa, o elija cualquiera de las que están en el menú desplegable del campo.
Límite de crédito: Este es el monto máximo de crédito del que puede disponer el proveedor dentro del sistema.
Tipo de entrega: Opción de entrega por defecto. Los tipos de entrega se pueden cambiar en las configuraciones del sistema.
Retenciones (IVA): Hacer click en el botón al lado del campo activará esta retención, llenando el campo de manera automática con el porcentaje de la retención. Estas retenciones se editan en las configuraciones.
Retenciones (ISR): Hacer click en el botón al lado del campo activará esta retención, llenando el campo de manera automática con el porcentaje de la retención. Estas retenciones se editan en las configuraciones.
Retenciones (Flete): Hacer click en el botón al lado del campo activará esta retención, llenando el campo de manera automática con el porcentaje de la retención. Estas retenciones se editan en las configuraciones.
Contacto para pagos: Contacto por defecto al que estarán dirgidos los documentos relacionados a los pagos.
Email para pagos: Dirección de correo electrónico por defecto a la que estarán dirgidos los documentos relacionados a los pagos.
Comentarios: En este campo puedes colocar comentarios generales sobre el crédito de tu proveedor.
Código: Número de código del material en cuestión.
Descripción: Una descripción del material.
Costo Regular: Costo del material que tienes cargado en inventario.
Costo Especial: Costo especial del material que el proveedor te otorgó.
Buscar: Permite buscar entre los costos especiales que se están mostrando.
Añadir: Este botón solo está disponible cuando el candado esta abierto. Hacer click en el mismo abrirá una ventana para capturar los datos del nuevo costo especial.
Este es el código del material. Haz click en el menú desplegable del campo y elige un material o escribe el código de manera manual.
Esta es una breve descripción del material en cuestión.
Este es el costo del material que tienes cargado en inventario.
Este es el costo especial que el proveedor te otorgó.
En esta ventana, escribe los datos de el costo especial, y haz click en aceptar. Una vez hecho esto, el costo especial estará creado.
Marcas que maneja este proveedor: Un listado de todas las marcas que usa el proveedor.
Añadir: Este botón solo está disponible cuando el candado esta abierto. Hacer click en el mismo abrirá un campo para escribir la marca que usa el proveedor.
Última fecha de contacto: Fecha del último contacto con el proveedor.
Días desde el último contacto: Días que han pasado desde la última fecha de contacto hasta la actualidad.
Status de la última actividad: El status de la actividad más reciente que se hizo con el proveedor.
Sector del Mercado: Sector del mercado en el que pertenece el proveedor. Escribe de manera manual el sector de tu proveedor. Una vez capturado, se va añadiendo a tu propia lista de mercado en el menú desplegable.
Escriba aquí sus comentarios: Comentarios que se tengan sobre el mercadeo del proveedor.
Resumen de Compras: Una tabla que presenta un resumen de las compras de un par de años establecidos.
Meses: Los meses del año para su comparación de compras.
Año a): Se muestra el total de dinero gastado en cada mes del primer año de la comparación.
Año b): Se muestra el total de dinero gastado en cada mes del segundo año de la comparación.
∆%: Muestra el cambio de dinero gastado de un mes de un año al mismo mes del otro año.
Totales: Muestra la suma de todos los valores anteriores, cada uno en su respectiva columna
Cambiar: Sirve cambiar los años que desea comparar.
3. Gráfica de Compras: Muestra toda la información de la tabla del Resumen de Compras en forma de gráfica de barras comparativa.
Con toda esta información completada, has creado un nuevo proveedor.
