Compras: cómo crear un nuevo registro
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva compra.
Última actualización
Una guía paso a paso sobre cómo registrar una nueva compra.
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Para registrar una nueva compra, presiona el botón de "Nuevo registro".
Tras dar click, aparecerá una ventana que preguntará "¿Está seguro de que desea crear un nuevo registro?". Haz click en el botón "Aceptar".
Al hacer click en "Aceptar" se creará un nuevo registro.
Ahora que tienes un registro abierto, hay que llenarlo.
En el encabezado del registro encontraremos los datos más importantes sobre la compra. Cuando tu nuevo registro esté creado, verás lo siguiente en el encabezado:
El ID es el número de identificación del proveedor o empresa asociada a la compra. Haz click en el menú desplegable del campo para mostrar la lista de proveedores registrados y elige uno, o escribe el nombre y/o ID de la empresa.
Tambien puedes añadir una empresa haciendo click en el menú desplegable del campo, y haciendo click en el botón "Añadir".
2. Esta es la fecha de creación de la compra. Se llena de manera automática, pero puede ser editada haciendo click en el campo. Esto desplegará un calendario que te permitirá escoger la fecha que desees.
3. Este es el status actual de la compra. Se define como "Abierta" por defecto, y se va actualizando con base en el saldo de la compra.
4. Aquí deberás escribir de manera manual el número de factura que te haya otorgado tu proveedor.
5. Aquí deberás escoger la dirección del proveedor a la que está asociada la compra. Este campo se llenará automáticamente con la dirección predeterminada del proveedor (para saber cómo cambiar la dirección como predeterminada, haz click aquí). Si solo existe una dirección asociada al proveedor, esta se elegirá como predeterminada de forma automática y el campo no será editable.
6. Aquí deberás elegir el contacto con quien se negocia la compra. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguno de los contactos mostrados. Para saber cómo registrar un nuevo contacto, haz click aquí.
7. Aquí se muestra la fecha de recepción de la compra. Este campo se llena automáticamente en relación a la fecha en la que se crea la compra.
8. Aquí se muestran los días de crédito que están disponibles para la compra. Este campo se llena automáticamente con la información de crédito del proveedor dentro del sistema. La información de este campo afecta directamente a la fecha de vencimiento. Para saber como cambiar los días de crédito de un proveedor, haz click aquí.
9. Aquí se muestra la fecha de vencimiento de la compra. Este campo se llena automáticamente en relación a la fecha de recepción y los días de crédito.
Considera que la fecha de vencimiento se calcula en función a la fecha de recepción. Si dejas la fecha de recepción vacía, entonces la fecha de vencimiento se calcula en función a la fecha de la compra.
10. Aquí se mostrará el nombre del usuario que aprobó el pago de la compra. En caso de que el pago no esté aprobado, el mismo aparecerá vacío.
11. Aquí se muestra la fecha de aprobación del pago de la compra. En caso de que el pago de la compra no sea aún aprobado, el campo aparecerá vacío.
12. Esta es la moneda y el tipo de cambio que se usarán en la compra. Haz click en la flecha gris para desplegar el menú de monedas disponibles (las monedas que estén en la lista se definen en las configuraciones).
Si la moneda de la compra es la misma que la predeterminada en el sistema, entonces el tipo de cambio siempre será igual a 1. Si eliges otra moneda para la compra, el sistema calculará el tipo de cambio con respecto a la moneda por defecto del sistema.
13. Aquí deberás escribir el nombre del proyecto al que hace referencia la compra. Este campo es opcional.
14. En este campo podrás importar los datos de una una orden de compra. Escribe el número del registro que quieres importar, y haz click en el botón "Importar".
Toma en cuenta que el número de Orden de Compra hace referencia al número de registro, no al ID.
Una vez hecho esto, aparecerá la siguiente ventana.
En esta ventana podrás elegir qué partidas de la ODC seleccionada deseas importar a la compra.
Una vez hayas seleccionado alguna(s) de las partidas mostradas, haz click en el botón "Importar".
El módulo de Compras cuenta con seis pestañas, pero solo dos de las mismas presentan información editable. Estas son esas pestañas:
El código son los caracteres que identifican al material asociado a la partida.
Esta es una breve descripción de la partida, y/o el proyecto a la que está asociada.
Aquí se mostrará la cantidad del material que se está comprando.
El costo unitario es el valor unitario a pagar por cada ítem de la partida.
El total es el resultado del costo unitario multiplicado por la cantidad.
El botón Añadir solo está disponible cuando el candado esta abierto. Haz click en el mismo para abrir una ventana para capturar los datos de la nueva partida.
Al hacer click en el botón añadir, aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana podremos observar, capturar, o editar toda la información referente a la partida.
En la parte de básicos veremos las siguientes partes:
Aquí deberá ir el código del material de la partida. Puedes escribir el código de manera manual o elegir uno de la lista a la derecha de la ventana, lo cual llenará el campo automáticamente con el código del material que hayas seleccionado.
Esta es la descripción de la partida, basada en las especificaciones del material que hayas escogido. Este campo se llena de manera automática una vez escogido un material.
Aquí podrás escribir cualquier comentario relevante y referente a la partida.
En este campo podrás subir una foto del material de la partida. Puedes usar los botones arriba del campo para subir, eliminar, o descargar cualquier imagen.
Aquí deberás escribir la cantidad del material que desees.
Este es el costo unitario, siendo este el costo de una unidad del material que hayas escogido.
En el campo de costo total, se muestra el resultado de multiplicar el costo unitario, por la cantidad de material.
En esta lista se muestran (dependiendo de la lista seleccionada) los productos de la lista de precios o los materiales del inventario. Si haces click en algún material, este será seleccionado para la partida en la que estés.
Con estos botones podrás seleccionar cuál lista quieres ver. Puedes elegir entre ver la lista de materiales que tengas registrados en inventario, o los registrados en la lista de precios.
Estas flechas en la barra de navegación de la ventana te permitirán navegar entre las partidas que estén en la compra. Las flechas a los extremos te llevarán a la primera (izquierda) y última (derecha) partida, mientras que las del centro te llevarán a la anterior (izquierda) y a la siguiente (derecha).
Este botón mostrará los impuestos y retenciones que están siendo considerados a la hora de calcular el costo del material. Hacer click en el botón mostrará un pequeño pánel que te permitirá activar y desactivar los impuestos y retenciones pertinentes haciendo click en el nombre del impuesto o la retención.
Hacer click en este botón copiará toda la información de esta partida.
Hacer click en este botón pegará toda la información de la partida que esté copiada, a la partida en la que se encuentre. Hacer esto sobreescribirá los valores actuales de la partida en la que se encuentre.
Este botón sirve para hacer un duplicado de la partida actual dentro de la misma compra.
Haciendo click en "Cancelar" o "Aceptar" puede descartar o guardar los cambios hechos a la partida, respectivamente.
En la parte de relaciones veremos las siguientes partes:
En caso de haber una relación entre la partida y una orden de compra, aquí aparecerá el número de la ODC y su descripción.
Relación con Gastos de Operación
En caso de haber una relación entre la partida y una cotización, aquí aparecerá el número de la cotización y su descripción, así como la partida, sección de costos, y partida de extras con la que exista relación.
En caso de haber una relación entre la partida y una orden de trabajo, aquí aparecerá el número de la orden de trabajo y su descripción, así como la partida, sección de costos, y partida de extras con la que exista relación.
Aquí puedes activar o desactivar los impuestos aplicables a la compra. En caso de estar activados, aparecerá el porcentaje del impuesto, y abajo el total del impuesto sobre el subtotal de la compra. Para cambiar los nombres de los impuestos y porcentajes que se usan, ve a las configuraciones del sistema.
En esta área se muestran dos cosas. Primero se muestra una gráfica que ilustra los días de crédito restantes de la compra. También se muestra el saldo pendiente de la compra en la moneda elegida en el encabezado.
En esta pequeña tabla se pueden ver los siguientes valores:
El subtotal, siendo este la suma de los costos totales de las partidas en la compra.
En caso de haberlo, aquí se mostrará el descuento que haya. Este se muestra como un número negativo. El descuento se aplica sobre el valor del subtotal, no sobre el total general.
Aquí se muestra la suma de los totales de las retenciones que esten activadas.
Aquí se muestra la suma de los totales de los impuestos que esten activados.
Por último, el total general es la suma de todos los valores anteriores.
Aquí puedes activar o desactivar las retenciones aplicables a la compra. En caso de estar activadas, aparecerá el porcentaje de la retención, y abajo el total de la misma sobre el subtotal de la compra. Para cambiar los nombres de las retenciones y porcentajes que se usan, ve a las configuraciones del sistema.
En esta área se muestran dos cosas. Primero se muestra una gráfica que ilustra los días de crédito restantes de la compra. También se muestra el saldo pendiente de la compra en la moneda elegida en el encabezado.
En esta pequeña tabla se pueden ver los siguientes valores:
El subtotal, siendo este la suma de los costos totales de las partidas en la compra.
En caso de haberlo, aquí se mostrará el descuento que haya. Este se muestra como un número negativo. El descuento se aplica sobre el valor del subtotal, no sobre el total general.
Aquí se muestra la suma de los totales de las retenciones que esten activadas.
Aquí se muestra la suma de los totales de los impuestos que esten activados.
Por último, el total general es la suma de todos los valores anteriores.
Aquí se muestran las condiciones de pago que estableció tu proveedor. Este campo se llena de manera automática con la información guardada en el registro del proveedor en cuestión dentro del sistema. Para saber cómo cambiar esta información, haz click aquí.
Puedes usar este campo para escribir comentarios varios sobre la compra.
Con toda esta información completada, has registrado una nueva compra.
No olvides cerrar el candado al terminar de capturar datos.
