Órdenes de Compra: cómo crear un nuevo registro
Una guía paso a paso sobre como registrar una nueva órden de compra.
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Una guía paso a paso sobre como registrar una nueva órden de compra.
Última actualización
Para registrar una nueva ODC (orden de compra), presiona el botón de "Nuevo registro".
Tras dar click, aparecerá una ventana que preguntará "¿Está seguro de que desea crear un nuevo registro?". Haz click en el botón "Aceptar".
Al hacer click en "Aceptar" se creará un nuevo registro.
Ahora que tienes un registro abierto, hay que llenarlo.
En el encabezado del registro encontraremos los datos más importantes sobre la ODC. Cuando tu nuevo registro esté creado, verás lo siguiente en el encabezado:
El ID es el número de identificación del proveedor o empresa asociada a la ODC. Haz click en el menú desplegable del campo para mostrar la lista de proveedores registrados y elige uno, o escribe el nombre y/o ID de la empresa.
Tambien puedes añadir una empresa haciendo click en el menú desplegable del campo, y haciendo click en el botón "Añadir".
2. Esta es la fecha de creación de la ODC. Se llena de manera automática, pero puede ser editada haciendo click en el campo. Esto desplegará un calendario que te permitirá escoger la fecha que desees.
3. Este es el status actual de la ODC. Se define como "Abierta" por defecto, y se va actualizando en relación al progreso de las partidas asociadas a la misma.
4. Es el número de registro que tiene esta ODC. Este campo es informativo y no es editable.
5. Aquí deberás escoger la dirección del proveedor a la que está asociada la ODC. Este campo se llenará automáticamente con la dirección predeterminada del proveedor (para saber cómo cambiar la dirección como predeterminada, haz click aquí). Si solo existe una dirección asociada al proveedor, esta se elegirá como predeterminada de forma automática y el campo no será editable.
6. En este campo deberás elegir el contacto del proveedor con quien se discute la ODC. Si haces click en la flecha a la izquierda del campo, te llevará al registro de esta persona en el módulo de Contactos.
7. Aquí se mostrará el nombre del usuario que aprobó la ODC. Este campo se llena automáticamente en relación a las partidas de la ODC. En caso de que la ODC no esté aprobada, el campo aparecerá vacío.
8. Aquí se muestra la fecha de aprobación de la ODC. Este campo se llena automáticamente en relación a las partidas de la ODC. En caso de que la ODC no esté aprobada, el campo aparecerá vacío.
9. En este campo debes escoger cuál de las direcciones registradas del proveedor será la dirección de entrega. Haz click en el menú desplegable del campo, y elige una de las direcciones listadas. Para saber como añadir una nueva dirección para tu proveedor, haz click aquí.
10. Aquí deberás elegir el contacto de entrega. Haz click en el menú desplegable del campo y elige alguno de los contactos mostrados. Para saber cómo registrar un nuevo contacto, haz click aquí.
11. Esta es la moneda y el tipo de cambio que se usarán en la ODC. Haz click en la flecha gris para desplegar el menú de monedas disponibles (las monedas que estén en la lista se definen en las configuraciones).
12. Aquí deberás escribir el nombre del proyecto al que hace referencia la ODC.
13. En estos campos podrás importar los datos de una cotización o una orden de trabajo. Elige que es lo que quieres importar (si una cotización o una orden de trabajo), escribe el número del registro que quieres importar, y haz click en el botón "Importar".
Toma en cuenta que el número de Cotización u Orden de Trabajo hace referencia al número de registro, no al ID.
Una vez hecho esto, aparecerá la siguiente ventana.
En esta ventana podrás elegir qué datos de la cotización u orden deseas importar a la ODC.
Al hacer click en esta opción, se importarán todas las partidas de la cotización u orden que hayas elegido.
Esta opción importará todos los materiales necesarios para producir la cotización u orden seleccionada.
Esta opción te permitirá importar todos los extras asociados a la cotización u orden seleccionada.
Una vez hayas seleccionado alguna de las tres opciones, haz click en el botón "Importar".
El módulo de Órdenes de Compra cuenta con seis pestañas, pero solo dos de las mismas presentan información editable. Estas son esas pestañas:
El código son los caracteres que identifican al material asociado a la partida.
Esta es una breve descripción de la partida, y/o el proyecto a la que está asociada.
Aquí se mostrará la cantidad del material que se registró en la partida.
El costo unitario es el valor unitario a pagar por cada ítem de la partida.
El costo total es el resultado del costo unitario multiplicado por la cantidad de material.
El status es el estado actual de la partida. Es "Pendiente" por defecto.
El botón Añadir solo está disponible cuando el candado esta abierto. Haz click en el mismo para abrir una ventana para capturar los datos de la nueva partida.
Al hacer click en el botón añadir, aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana podremos observar, capturar, o editar toda la información referente a la partida. En la pestaña de básicos veremos las siguientes partes:
Aquí deberá ir el código del material de la partida. Puedes escribir el código de manera manual o elegir uno de la lista a la derecha de la ventana, lo cual llenará el campo automáticamente con el código del material que hayas seleccionado.
Esta es la descripción de la partida, basada en las especificaciones del material que hayas escogido. Este campo se llena de manera automática una vez escogido un material y todo cambio que se haga de manera manual no será guardado.
Aquí podrás escribir cualquier comentario relevante y referente a la partida.
En este campo podrás subir una foto del material de la partida. Puedes usar los botones arriba del campo para subir, eliminar, o descargar cualquier imagen.
Aquí deberás escribir la cantidad del material que desees.
Este es el costo unitario, siendo este el costo de una unidad del material que hayas escogido.
En el campo de costo total, se muestra el resultado de multiplicar el costo unitario, por la cantidad de material.
En esta lista se muestran (dependiendo de la lista seleccionada) los productos de la lista de precios o los materiales del inventario. Si haces click en algún material, este será seleccionado para la partida en la que estés.
Con estos botones podrás seleccionar cuál lista quieres ver. Puedes elegir entre ver la lista de materiales que tengas registrados en inventario, o los registrados en la lista de precios.
Aquí puedes cambiar el status de la partida en la que estés de "Pendiente" a "Aprobada" o viceversa. Nota que estos cambios en el estatus de la partida influencian el status de la ODC en sí.
Hacer click en este botón marcará la partida como recibida manualmente. Esto significa que la partida fue recibida sin un movimiento de inventario. Este botón sólo está habilitado cuando la partida tiene el status de "Aprobada".
Estas flechas en la barra de navegación de la ventana te permitirán navegar entre las partidas que estén en la ODC. Las flechas a los extremos te llevarán a la primera (izquierda) y última (derecha) partida, mientras que las del centro te llevarán a la anterior (izquierda) y a la siguiente (derecha).
Este botón mostrará los impuestos y retenciones que están siendo considerados a la hora de calcular el costo del material. Hacer click en el botón mostrará lo siguiente:
En esta ventana puede activar y desactivar los impuestos y retenciones pertinentes haciendo click en el nombre del impuesto o la retención.
14. Hacer click en este botón copiará toda la información de esta partida.
15. Hacer click en este botón pegará toda la información de la partida que esté copiada, a la partida en la que se encuentre. Hacer esto sobreescribirá los valores actuales de la partida en la que se encuentre.
16. Este botón sirve para hacer un duplicado de la partida actual dentro de la misma ODC.
17. Haciendo click en "Cancelar" o "Aceptar" puede descartar o guardar los cambios hechos a la partida, respectivamente.
Aquí puedes activar o desactivar los impuestos aplicables a la ODC. En caso de estar activados, aparecerá el porcentaje del impuesto, y abajo el total del impuesto sobre el subtotal de la ODC. Para cambiar los nombres de los impuestos y porcentajes que se usan, ve a las configuraciones del sistema.
En esta pequeña tabla se pueden ver los siguientes valores:
El subtotal, siendo este la suma de los costos totales de las partidas en la ODC.
En caso de haberlo, aquí se mostrará el descuento que haya. Este se muestra como un número negativo. El descuento se aplica sobre el valor del subtotal, no sobre el total general.
Aquí se muestra la suma de los totales de las retenciones que esten activadas.
Aquí se muestra la suma de los totales de los impuestos que esten activados.
Por último, el total general es la suma de todos los valores anteriores.
Aquí puedes activar o desactivar las retenciones aplicables a la ODC. En caso de estar activadas, aparecerá el porcentaje de la retención, y abajo el total de la misma sobre el subtotal de la ODC. Para cambiar los nombres de las retenciones y porcentajes que se usan, ve a las configuraciones del sistema.
En esta pequeña tabla se pueden ver los siguientes valores:
El subtotal, siendo este la suma de los costos totales de las partidas en la ODC.
En caso de haberlo, aquí se mostrará el descuento que haya. Este se muestra como un número negativo. El descuento se aplica sobre el valor del subtotal, no sobre el total general.
Aquí se muestra la suma de los totales de las retenciones que esten activadas.
Aquí se muestra la suma de los totales de los impuestos que esten activados.
Por último, el total general es la suma de todos los valores anteriores.
En este campo deberás escribir las condiciones de pago para la ODC. El texto por defecto es definido por los días de crédito que te otorga el proveedor, pero puedes editarlo a lo que sea pertinente.
Aquí deberás escribir la información referente al tiempo de entrega; mes, día, hora, etc.
En caso de haberlo o ser necesario, aquí podrás subir un archivo de referencia para la ODC.
Aquí podrás escribir comentarios relevantes a la ODC.
Con toda esta información completada, has registrado una nueva ODC.
No olvides cerrar el candado al terminar de capturar datos.
